Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbständig macht, muss sich über Rechtliches, Buchhaltung, Kundenakquise, Marketing und vieles mehr Gedanken machen. Viele Existenzgründer vergessen dabei die Organisation des Backoffice: Wer wird ans Telefon gehen, wenn ein Kunde anruft? Wer beantwortet zeitnah Kundenanfragen per Mail? Und wer kümmert sich um Anrufer und Interessenten, während man selbst im Urlaub ist? Die Lösung: Ein professioneller Büro- und Telefonservice, der im Namen des eigenen Unternehmens auftritt. [Advertorial]
Sekretärin statt Anrufbeantworter
Kaum ein Unternehmensgründer oder Freelancer kann sich zu Beginn seiner Tätigkeit eine Bürokraft leisten, die das Telefon beantwortet, Auskünfte erteilt und organisatorische Aufgaben erledigt.
Tatsächlich unterschätzen viele anfangs die Wichtigkeit eines professionellen Sekretariats. Gerade Kunden, die noch nicht vollständig von den angebotenen Dienstleistungen überzeugt sind, nutzen die Möglichkeit einer telefonischen Beratung. Geht nur der Anrufbeantworter ran oder würgt man den Anrufer ab, weil man gerade mitten in einem Termin steckt, geht rasch ein Auftrag flöten. Zudem entsteht der Eindruck, unzuverlässig und unprofessionell zu sein.
Bereits zu Beginn seiner Unternehmung auf einen Büro- und Telefonservice zu setzen, zahlt sich meist aus. Sobald die ersten Werbemaßnahmen greifen, sollte man interessierten Anrufern kompetent und freundlich weiterhelfen, damit sich diese nicht frustriert der Konkurrenz zuwenden.
Optimalen Kundenservice zu bieten, ist der eine Grund für ein „gemietetes“ Telefonsekretariat. Der andere Grund ist die eigene Entlastung. Wer sich auf ein professionelles Telefonmanagement verlassen kann, genießt sein freies Wochenende, den wohlverdienten Feierabend oder entspannte Urlaubstage, ohne permanent in Bereitschaftshaltung zu sein.
Manche Branchen sind ohne einen funktionierenden Telefonservice am Wochenende und in den Abendstunden kaum vorstellbar; man denke beispielsweise an Maklerbüros oder Hausmeister Services.
Interessante Serviceleistungen für KMUs und Selbständige
Ein Telefondienst ist mehr als ein Call Center. Die ebuero AG bietet vielfältige Dienstleistungen, die man zusätzlich individualisieren kann. Je nach Anwendungsfall spart man Geld, Zeit und Nerven, indem man die Anrufannahme auslagert.
Terminvereinbarung per Telefon
Ein Sekretariat nimmt nicht einfach nur Anrufe entgegen, sondern managt in der Regel die Termine im Unternehmen, versendet Infomaterial und beantwortet Anfragen. Über einen gemeinsamen Google Kalender kann der ebuero Telefonservice Termine buchen und dank standardisierter Formulare auf Anfragen zeitnah und kompetent antworten.
Telefonservice als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
Wer eine Assistenz beschäftigt, weiß sie spätestens dann zu schätzen, wenn sie im Urlaub ist oder wegen Krankheit ausfällt. Plötzlich landen alle Anfragen auf dem eigenen Schreibtisch, Abläufe geraten durcheinander und man sehnt ihre Rückkehr herbei. Auch in solchen Fällen bietet ebuero Übergangslösungen an. Da der Telefonservice innerhalb von 10 Minuten einsatzbereit ist, kann man bei Bedarf rasch auf die Dienste zurückgreifen.
Dasselbe gilt für Stoßzeiten, in denen das Anrufaufkommen besonders hoch ist. Möglich ist beispielsweise eine Rufumleitung, wenn die Leitung gerade besetzt ist. Auch während der Mittagspause oder wichtigen Besprechungen kann die ebuero-Sekretärin Anrufe annehmen und bearbeiten.
24-Stunden-Hotline
Im digitalen Zeitalter erwarten die Kunden, dass die Erreichbarkeit einer Firma auch über übliche Arbeitszeiten hinaus gewährleistet ist. Das gilt vor allem für Unternehmen, deren Dienstleistungen oder Produkte hauptsächlich in den Abendstunden oder an den Wochenenden recherchiert werden, z.B. Büros von Immobilienmaklern oder Online-Shops. Daneben profitieren auch Schlüsseldienste, Hausverwaltungen, Taxiunternehmen oder Pannendienste von einem permanent erreichbaren Anschluss.
Internationale Erreichbarkeit
Auch verhältnismäßig kleine Produzenten sind heute im Ausland aktiv, um neue Märkte zu erschließen. Um Auslandsgeschäft voranzutreiben, bietet ebuero einen mehrsprachigen Telefonservice an und nimmt Anrufe beispielsweise auf Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch oder Schweizerdeutsch entgegen.
Bild: rawpixel – Pixabay.com
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