Wie schreibt man ein Protokoll
<\/a>Tipps f\u00fcrs Protokollieren<\/a><\/p>\n\n\n\n
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Wof\u00fcr schreibt man ein Protokoll?<\/h2>\n\n\n\n
Protokolle dienen als Ged\u00e4chtnisst\u00fctze nach Besprechungen, Tagungen und Konferenzen. Sie dokumentieren die behandelten Themen und halten etwaige Ergebnisse fest. F\u00fcr Personen, die nicht an der Veranstaltung teilgenommen haben, sind Protokolle wichtige Informationsquellen. Wie gut ein Protokoll verfasst wurde, erkennt man oft daran, wie schnell und gr\u00fcndlich der Informationsgehalt von Nicht-Teilnehmern erfasst werden kann.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n
Diese Protokollarten gibt es<\/h2>\n\n\n\n
Man unterscheidet im Wesentlichen zwei Arten von Protokollen: Das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Daneben existieren einige Sonderformen, wie beispielsweise das Stundenprotokoll oder Ged\u00e4chtnisprotokoll. Im Berufsalltag kommen in der Regel lediglich Verlaufs- und Ergebnisprotokoll zum Einsatz. Ist keine der beiden Arten vorgegeben, kann man als Verfasser selbst entscheiden, welche Protokollart am besten zum Thema passt.<\/p>\n\n\n\n
Ergebnisprotokoll<\/h3>\n\n\n\n
Das Ergebnisprotokoll r\u00fcckt die Konklusionen eines Meetings in den Vordergrund. Es h\u00e4lt in knapper Form die Kernaussagen und Beschl\u00fcsse einer Veranstaltung fest.<\/p>\n\n\n\n
Folgendes ist beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls zu beachten:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Das Protokoll wird nach Oberbegriffen \/ Themen geordnet<\/li>\n\n\n\n
- Die einzelnen Stichpunkte werden logisch (nicht chronologisch) erfasst<\/li>\n\n\n\n
- Redebeitr\u00e4ge mit gleicher Aussage werden allgemein zusammengefasst<\/li>\n\n\n\n
- Es ist in Pr\u00e4sens (Gegenwart) verfasst<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Im Businessumfeld wird meist auf das Ergebnisprotokoll zur\u00fcckgegriffen, da es die Quintessenz eines Meetings zusammenfasst und so einen schnellen \u00dcberblick erlaubt.<\/p>\n\n\n\n
Verlaufsprotokoll<\/h3>\n\n\n\n
Ein Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses bzw. einer Veranstaltung wieder. Es ist in der Regel ausf\u00fchrlicher als ein Ergebnisprotokoll. Dennoch sollte man darauf achten, sich m\u00f6glichst knapp zu fassen.<\/p>\n\n\n\n
Folgende Regeln sind beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls zu beachten:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Das Protokoll wird in Stichpunkte gegliedert<\/li>\n\n\n\n
- Die einzelnen Stichpunkte werden chronologisch erfasst<\/li>\n\n\n\n
- Redebeitr\u00e4ge und Aktionen werden m\u00f6glichst exakt aufgef\u00fchrt<\/li>\n\n\n\n
- Die Redebeitr\u00e4ge werden in indirekter Rede wiedergegeben (z.B. Herr M\u00fcller schl\u00e4gt vor,\u2026)<\/li>\n\n\n\n
- Es ist in Pr\u00e4sens (Gegenwart) verfasst<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Das Verlaufsprotokoll kommt immer dann zum Einsatz, wenn die Entscheidungsfindung in einer Sache nachvollziehbar sein soll. Hat man in einer Sitzung beispielsweise gemeinsam beschlossen den wichtigsten Lieferanten zu wechseln, ist nicht nur die Entscheidung von Bedeutung, sondern auch die Argumente, die zur Entscheidungsfindung gef\u00fchrt haben.<\/p>\n\n\n\n
Wie schreibt man ein Protokoll \u2013 Aufbau<\/h2>\n\n\n\n
Da im Arbeitsalltag meist das Ergebnisprotokoll zum Tragen kommt, wird hier der typische Aufbau eines Ergebnisprotokolls aufgef\u00fchrt:<\/p>\n\n\n\n
Der Protokollkopf enth\u00e4lt folgende Angaben:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
- \n
- Datum<\/li>\n\n\n\n
- Ort<\/li>\n\n\n\n
- Zeitraum des Meetings<\/li>\n\n\n\n
- Namen der Teilnehmer sowie der abwesenden Personen<\/li>\n\n\n\n
- Name des Protokollanten<\/li>\n\n\n\n
- Thema des Meetings \/ Tagesordnungspunkte<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Zum Inhalt:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
- \n
- Sachliche und objektive Wiedergabe der Ergebnisse des Meetings, d.h. Beschl\u00fcsse und Zust\u00e4ndigkeiten mit eventuell festgesetzten Deadlines<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Weiteres:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
- \n
- Unterschrift des Protokollf\u00fchrers<\/li>\n\n\n\n
- Hinzuf\u00fcgen von Anlagen, Handouts etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Tipps f\u00fcrs Protokollieren<\/h2>\n\n\n\n
Als so genannter Protokollf\u00fchrer oder Protokollf\u00fchrerin musst du m\u00f6glichst rasch und genau notieren, was im Meeting besprochen wird und welche Beschl\u00fcsse gefasst werden. Je nachdem, ob du schneller tippst, oder per Hand schreibst, solltest du dich vorab zwischen Laptop und handschriftlichen Notizen entscheiden.<\/p>\n\n\n\n
Es empfiehlt sich, bereits vor dem Protokollieren Abk\u00fcrzungen f\u00fcr h\u00e4ufig wiederkehrende Begriffe oder Namen zu \u00fcberlegen, um schneller mitschreiben zu k\u00f6nnen. Du k\u00f6nnest zum Beispiel nur die Initialen der Teilnehmenden verwenden um Aussagen zuzuordnen. Im fertigen Protokoll k\u00f6nnen (und sollten!) die Abk\u00fcrzungen dann ausformuliert werden.<\/p>\n\n\n
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Unklarheiten sollte man als Protokollant m\u00f6glichst sofort ausr\u00e4umen und wenn n\u00f6tig direkt nachhaken. Ein gutes Protokoll zu schreiben gelingt dir nur, wenn du s\u00e4mtliche Sachverhalte der Besprechung vollst\u00e4ndig erfasst hast.<\/p>\n\n\n\n
Im Anschluss an das Meeting musst du deine stichpunktartigen Notizen zu einem ordentlichen Protokoll reinschreiben. Damit die Inhalte noch frisch im Kopf sind, sollte das m\u00f6glichst zeitnah geschehen. Um unn\u00f6tige Einw\u00e4nde und \u00c4nderungsw\u00fcnsche zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, das Protokoll zun\u00e4chst von einem anderen Teilnehmer durchlesen zu lassen, bevor du es an alle verteilst. <\/p>\n\n\n\n
Wenn du noch unsicher bist oder professionelles Protokollieren lernen willst, haben wir einige Seminare zum Protokoll schreiben in unserer Kategorie f\u00fcr Assistenz Weiterbildungen<\/a><\/p>\n\n\n\n
- Sachliche und objektive Wiedergabe der Ergebnisse des Meetings, d.h. Beschl\u00fcsse und Zust\u00e4ndigkeiten mit eventuell festgesetzten Deadlines<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n