Der Wechsel zu SAP S/4 HANA

Zurzeit hört man viel vom (nötigen?) Wechsel auf die neue ERP-Software der SAP: SAP S/4HANA. Was ist das? Warum sollte man wechseln – muss man wechseln? Was genau ist HANA, ist es dasselbe wie S/4HANA? Und was ist FIORI?

In kurzen Worten:

• HANA ist die neue Datenbank der SAP
• S/4 HANA sind die dafür bereits optimierten Anwendungen und
• FIORI ist die neue graphische Oberfläche.

Und ja, de facto muss man wechseln (ca. bis 2025), denn SAP hat die bisherigen Lösungen abgekündigt.

Die Zeit ist also begrenzt, bis man das ganze System umgestellt haben muss. Auf dem Weg dorthin sollte man nicht nur einfach alle Altlasten in die Kisten werfen und am neuen Ort wieder auspacken. Man kann es vergleichen mit dem Umzug in ein neues Haus – wenn man Ballast abwirft und nur mitnimmt, was man auch wirklich benötigt, wird der Umzug ein Gewinn.

Das neue Haus steht aber noch gar nicht, es muss erst gestaltet und geplant werden. Bei dieser Planung sollte man nicht nur berücksichtigen, dass es neue Technologien im neuen Haus gibt, sondern auch Bedürfnisse der Bewohner – also der Mitarbeiter. Diese haben bei der Nutzung des SAP Systems (i.d.R. SAP R/3) in den letzten 20 Jahren bestimmt schon einige Dinge gesammelt, die sie gerne optimieren würden.

Deswegen haben viele IT-Berater und IT-Schulungsanbieter eine Roadmap, einen Weg vorgezeichnet, wie man das Ganze angehen und schrittweise umsetzen kann. Sie werden in jeder Phase des Umzugs durch Training der betroffenen Mitarbeiter unterstützt.

1. Schritt: S/4 HANA Deltaschulung

Im ersten Schritt ist wichtig, dass man das Projektteam in die Lage versetzt, das neue Haus mitzugestalten. Dafür müssen sie zunächst die Kompetenz bekommen, mitzuentscheiden, wie das neue S/4 HANA-System aussehen soll.

Dafür brauchen sie eine Grundausstattung an Wissen, die in Delta-Schulungen (was ändert sich überhaupt zwischen SAP R/3 und SAP S/4 HANA?) vermittelt wird.

Der Einstieg erfolgt über einen 360°-Kurs, in dem in 3 mal 4 Stunden ein Überblick über das gesamte Areal gegeben wird: es wird sozusagen das Grundstück abgesteckt, auf dem das neue Haus gebaut wird.

2. Schritt: Prozessaufnahme / GAP-Analyse

Als Nächstes wird gemeinsam geschaut „Was packen wir in die Umzugskisten hinein?“

• Welche bestehenden Prozesse sollen in Zukunft
  in unveränderter Form weiterleben?

• Welche Prozesse sind veraltet und können getrost an die Straße zum Sperrmüll gestellt werden?

• Welche Prozesse müssen, auf Basis dessen, was in den Delta-Schulungen an Möglichkeiten von SAP zur Prozessoptimierung gezeigt wurde, verändert/optimiert werden? Das können einzelne Facetten sein, aber auch völlig neue Prozesse.
  
  SAP hat hierzu mehrere hundert Best Practice-Prozesse veröffentlicht, die man als Vorlage nutzen und in seine eigenen Prozesse einbauen kann. Z.B. sind hier für alle Materialstufen (Fertigerzeugnisse, Halbfabrikate, Rohstoffe) Vorlagematerialien enthalten.

3. Schritt: S/4 HANA Vor-Ort-Analyse

Ein wesentlicher Aspekt sind die Mitarbeiter, die seit 20 Jahren SAP nutzen und wissen,

• wo Ihnen ein Zimmer zu eng ist
  
• wo Ihnen eine Funktion fehlt oder
  
• wo sie täglich Fehleranfälligkeiten feststellen, die sie gerne optimieren wollen oder
  
• wo Sie eine neue Funktion nutzen können, die es so heute nicht gibt.

Bei den Vor-Ort-Analysen geht man in die Fachabteilungen und spricht mit den Mitarbeitern: Was fehlt, wo drückt der Schuh? Daraus ergeben sich regelmäßig sehr interessante Themensammlungen.

Diese sollten dann vom Projektteam gesichtet und priorisiert werden: Was ist ein quick win, was eher ein nice-to-have?

4. Schritt: S/4 HANA „Prozess-Probefahrt“ für Projektteam und Key-User

Als Nächstes kommt eine Prozess-Probefahrt: In einem Schulungssystem wird ein Kundenprozess nachgebildet, sodass sich die Teilnehmer in einem Workshop

• auf ihren bekannten Prozessen

• im neuen System bewegen können: Sie fahren auf den bekannten Straßen in einem neuen Auto mit einem digitalisierten Cockpit.
  
  Dabei erfahren Sie, dass S/4 HANA mehr kann, als sie von ihrem bisherigen R/3-System gewohnt sind.

Damit ist eine optimale Vorbereitung für die Geschäftsprozessübernahme aus dem Altsystem in das Neusystem gewährleistet.

5. Schritt: Anwenderschulung: Bedienung und Konfiguration der FIORI-Oberfläche

Wenn später im Projekt die SAP-Anwender geschult werden, müssen diese zunächst die neue Bedienoberfläche FIORI kennenlernen.

• Dies ist ggf. auch eine Marketingmaßnahme für das Projekt, da man sehr früh im Projekt den Anwendern die Erfahrung geben kann „hey, da kommt was Cooles, was Tolles, ich freue mich darauf, damit zu arbeiten, das ist mit viel Mehrwert verbunden“!

6. Schritt: S/4 Anwenderschulungen

Danach werden den Anwendern in SAP-Schulungen – kürzer vor go-live, also wesentlich später im Projekt – die neuen Funktionen vorgestellt, damit sie die Unterschiede zwischen ihren alten und den neuen Anwendungen kennenlernen.

7. Schritt: Coaching am Arbeitsplatz

Im letzten Schritt werden die Mitarbeiter am Arbeitsplatz gecoacht: Das Trainerteam von SanData geht durch die Büros, zu den Arbeitsplätzen und schaut, wie die einzelnen Mitarbeiter mit S/4 HANA umgehen, um den Anwendern mit Tipps und Tricks unter die Arme zu greifen.

Danke an die Autoren Dr. Gabriel Dohmen und Thomas Rexroth für das SanData IT-Trainingszentrum, einem der führenden Schulungs- und Lösungsanbieter für IT-Themen

SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP Deutschland SE & Co. KG, Walldorf

Bilder: SanData, Adobe Stock