Im modernen Geschäftsalltag sind Meetings von großer Bedeutung, um sich innerhalb von Teams und Abteilungen über gemeinsame Ziele und Vorgehensweisen zu verständigen. Das Problem ist jedoch: Meetings fressen Zeit. Was kann man tun, um Meetings effizienter gestalten zu können? Lesen Sie hier unsere Tipps für zielführende Meetings.
Besprechungen ufern meist dann aus, wenn keine klaren Ziele für das Meeting formuliert wurden. Dabei hängt von der Zielsetzung einiges ab: Steht erst einmal ein Ziel fest, kann man die realistische Dauer der Besprechung abschätzen und die notwendigen Personen zum Termin einladen. Klar formulierte Ziele sind also entscheidend für den Rahmen der Meeting-Veranstaltung.
Rahmenbedingungen für effektive Meetings
Rahmenbedingung Teilnehmer
Produktive Meetings hängen in großem Maß von der Anzahl der Teilnehmer ab. Zu große Meetings sind oft unübersichtlich und umständlich. Nicht jeder ist auf dem neuesten Stand, manch einer fühlt sich fehl am Platz und wieder andere sind in großer Runde zu schüchtern, Ideen zu äußern.
Kleine Meetings wiederum sind oft wenig ergiebig. Der Grund: Was besprochen werden soll, hat sich meist schon über den Flurfunk verbreitet. Ist bei jedem Teilnehmer der gleiche Wissensstand vorhanden, ähneln sich die Ideen und Beiträge zum Thema meist. Neue Ideen und Gedanken kommen in zu kleinen Gruppen selten auf.
Die optimale Teilnehmeranzahl für effektive Meetings liegt also dazwischen, in der Regel bei 5 bis 8 Personen. Natürlich sollte man nicht krampfhaft versuchen, diese Teilnehmeranzahl zu erreichen. Die Maxime ist immer noch: So viele Teilnehmer wie nötig.
Rahmenbedingung Raum
Die Räumlichkeit spielt eine überraschend große Rolle für effektive Meetings. Wie oft klagen Angestellte über stickige Besprechungsräume! Sind Sie für die Organisation des Meetings zuständig, empfiehlt es sich, die Räumlichkeit im Vorfeld zu lüften. Getränke, zumindest Wasser, sollten ebenfalls für die Teilnehmer bereitstehen.
Auch die Wahl geeigneter Medien ist ein wichtiger Faktor für effektive Meetings. Welche Präsentationsmedien sind sinnvoll? Bereiten Sie Projektor, Flipchart und Co. im Vorfeld der Besprechung vor, um pünktlich starten zu können.
Rahmenbedingung Dauer
Die angesetzte Dauer für Meetings ist immer etwas heikel. Zu lange Meetings sind schon von vornherein demotivierend. Plant man jedoch zu wenig Zeit ein, kann es sein, dass man gegen Ende durchs Programm hetzt, um noch schnell zu Ergebnissen zu gelangen, die man hinterher wieder verwirft, weil sie nicht durchdacht waren. Tendenziell sollte man lieber zeitlichen Puffer einplanen und eventuell eine kurze Pause zwischendurch machen. Sollte man wider Erwarten rascher mit dem Meeting fertig sein, wird sich bestimmt kein Teilnehmer darüber ärgern.
Inhaltliche Tipps für effektive Meetings
Tipp 1: Agenda festlegen
Oftmals werden Meetings angesetzt, bevor man die genaue Agenda auf dem Schirm hat. So kann man weder die passenden Rahmenbedingungen der Besprechung festlegen noch eine geeignete inhaltliche Zielsetzung formulieren.
Eine detaillierte Agenda ist wichtig, um während der Besprechung den roten Faden beizubehalten. Sinnvoll ist es, die Agenda den Teilnehmern im Vorfeld der Besprechung mitzuteilen. So können sie sich dezidiert auf die einzelnen Punkte vorbereiten. Dabei ist zu beachten, dass eine Agenda zwar Struktur verleihen soll, trotzdem aber auch gewisse Freiräume lässt, um verwandte Themen dazwischenzuschieben.
Tipp 2: Protokoll führen
Protokolle sind meist unbeliebt und gelten bei vielen als altmodisch. Dabei sind sie in Meetings äußerst hilfreich. In Protokollen kann man die Ergebnisse der Besprechung sowie die Verantwortlichkeiten festhalten. Was schriftlich fixiert ist, verfügt im Geschäftsbereich über eine größere Bedeutung und Verbindlichkeit als mündliche Absprachen. Ein Protokoll zu führen oder zumindest eine Liste mit Zuständigkeiten, ist also sinnvoll für effektive Meetings.
Tipp 3: Moderation planen
Nicht jeder ist die geborene Führungskraft und nicht jeder ist ein Organisationstalent. Ein Moderator muss beides sein. Wird ein Meeting nicht von einer verantwortlichen Person geleitet, entsteht rasch Chaos. Der Moderator gibt die Struktur vor, führt zum Thema zurück, wenn die Diskussion ausufert und sorgt letztlich dafür, dass verbindliche Zusagen stattfinden und Verantwortlichkeiten und Aufgaben verteilt werden.
Moderieren ist eine herausfordernde Aufgabe, die man glücklicherweise lernen kann. Spezielle Kurse und Seminare vermitteln das entsprechende Know-how, um effektive Meetings zu leiten. Hier finden Sie das passende Moderationstraining bei Fortbildung24.
Bild: Patrick Sommer – Pixabay.com
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