Personalrabatt aus steuerlicher Sicht – das gilt es zu beachten

Belegschaftsrabatte sind ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung und können auch im Recruiting einen entscheidenden Vorteil bringen. Damit das Instrument Personalrabatt steuerfrei bleibt, sollte man die Voraussetzungen für Rabatte und Dienstleitungen, die es für Mitarbeiter gibt, kennen.  Ansonsten besteht die Gefahr, dass Betriebsprüfer die Vergünstigungen als steuerpflichtigen Arbeitslohn einstufen. Dann drohen Nachzahlungen samt Zinsen.

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Wann greift die Rabattregelung?

Die sogenannten Personalrabatte betreffen Waren oder Dienstleistungen die das Unternehmen selbst herstellt oder anbietet. Dazu gehören zum Beispiel: Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben, Freifahrten im Transportwesen, oder auch außerhalb der Kassenleistung liegende Behandlungen im Gesundheitswesen. NICHT dazu gehört aber zum Beispiel das Kantinenessen, welches extra für die Belegschaft produziert wird.

Wann wird Personalrabatt zum steuerpflichtigen Lohn? 

Sobald der Personalrabatt über 4 % liegt, muss er versteuert werden. Wenn der Mitarbeiterrabatt nicht mehr als 4 % des üblichen Endverbraucherpreises beträgt, ist es unproblematisch. Fällt der Rabatt höher aus, wird die Vergünstigung steuerpflichtig als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer.

Grenze: Vergünstigungen bis 1.080 €  pro Mitarbeiter und Jahr bleiben steuerfrei! Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Was tun im Zweifel?

Bevor man Personalrabatte einführt oder den Mitarbeitern anbietet, sollte man genau nachrechnen. Denn im Fall einer Fehlkalkulationen, bei fehlerhaften Angaben oder bei falscher Umsetzung, kann es für Unternehmen und Mitarbeiter teuer werden. Ein Steuerberater oder jemand der sich mit der Lohnbuchhaltung ebenfalls auskennt sollte sicherheitshalber nochmals nachrechnen.

Personalrabatt dokumentieren

Natürlich wird vom Gesetzgeber auch eine ordentliche Dokumentation verlangt, die als Sachbezug im Lohnkonto gekennzeichnet werden muss. In dieser Dokumentation sind Ort, Tag und die Höhe des Rabatts zu vermerken. Damit ist auch die, vom Finanzamt geforderte, Transparenz erfüllt.