Belegschaftsrabatte sind immer ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung.
Damit das Instrument Personalrabatt für die Mitarbeiterbindung steuerfrei bleibt, sollte man die Voraussetzungen für Rabatte und Dienstleitungen, die es für Mitarbeiter gibt, kennen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Betriebsprüfer die Vergünstigungen als steuerpflichtigen Arbeitslohn einstufen. Dann drohen Nachzahlungen samt Zinsen. Schulungen oder Seminare zur Lohnbuchhaltung zum Personalrabatt sind daher immer eine gute Idee….
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Wann greift die Rabattregelung?
Sogenannte Personalrabatte betreffen Waren oder Dienstleistungen die das Unternehmen selbst herstellt oder anbietet. Dazu gehören zum Beispiel: Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben, Freifahrten im Transportwesen, oder auch außerhalb der Kassenleistung liegende Behandlungen im Gesundheitswesen. …. . NICHT dazu gehört aber zum Beispiel das Kantinenessen, das extra für die Belegschaft produziert wird.
Wann wird Personalrabatt zum steuerpflichtigen Lohn?
Grundsätzlich — Alles was über 4 % liegt. Wenn der Mitarbeiterrabatt nicht über 4 % des üblichen Endverbraucherpreises liegt, ist es unproblematisch. Fällt der Rabatt höher aus, wird die Vergünstigung steuerpflichtig als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer. Grenze: Vergünstigungen bis 1.080 € pro Mitarbeiter und Jahr bleiben steuerfrei! Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Was tun im Zweifel?
Als erstes nochmal genau nachrechnen. Denn im Fall von Fehlkalkulationen oder fehlerhaften Angaben kann es für Unternehmen und Mitarbeiter teuer werden. Ein Steuerberater oder jemand der sich mit der Lohnbuchhaltung ebenfalls auskennt sollte / könnte sicherheitshalber auch nochmals nachrechnen.
Was ist unbedingt wichtig?
… natürlich, wie könnte es anders sein — Eine ordentliche Dokumentation, die als Sachbezug im Lohnkonto gekennzeichnet ist. Ort und Tag ist zu vermerken. damit ist auch die Erfordernis der vom Finanzamt geforderten Transparenz erfüllt.
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