Immer mehr Berufstätige leiden unter einer hohen Arbeitsbelastung, Stress und Zeitdruck. Wer im Arbeitsalltag immer mal wieder an seine körperlichen und psychischen Grenzen stößt, sollte dringend Gegenmaßnahmen ergreifen. Verschiedene Zeitmanagement-Methoden und Prinzipien der Selbstorganisation können dabei helfen, die Arbeitsflut in den Griff zu bekommen. Lesen Sie hier unsere bewährten Tipps für Selbstorganisation und Zeitmanagement.
Ursachen für Arbeitsdruck und Zeitmangel
Zeitmangel und Stress im Job sind nicht immer zwangsweise mit einer zu hohen Arbeitsbelastung verbunden. Natürlich kann eine hohe Anzahl an Aufgaben und Pflichten rasch zur Überlastung führen. Nicht selten hängt Arbeitsstress jedoch mit weniger ersichtlichen Ursachen zusammen:
- Mangelhafte Kommunikation und Absprache unter den Angestellten /Abteilungen
- Nicht durchdachte Prozesse und Workflows
- Kurzfristiger, nicht einkalkulierter Arbeitsanfall
- Unrealistisch eingeschätzter Arbeitsaufwand
- Falsche Priorisierung der Aufgaben
Im modernen Büroalltag ist Multitasking gefragt. Sämtliche Aufgaben, Termine und Deadlines auf dem Schirm zu haben, stellt für die meisten Angestellten und Selbständigen eine große Herausforderung dar. Wer einmal in Verzug gerät, muss in der Regel Überstunden leisten, um den Arbeitsanfall zu bewältigen.
An den Prozessabläufen innerhalb der Firma kann ein Arbeitnehmer meist nichts ändern. Seine eigene Arbeitsweise kann man jedoch mit Methoden für Zeitmanagement und Selbstorganisation optimieren.
Die effektivsten Tipps für Selbstorganisation
Wer zum Organisations-Ass werden möchte, muss zunächst einmal ehrlich zu sich selbst sein: Wo liegen die eigenen Defizite? In welchen Bereichen muss man an sich arbeiten? Wo hapert es an Disziplin oder Motivation? Wer sich selbst und seine Arbeitsweise hinterfragt, kann sich von einer neuen Seite kennenlernen.
Gestalten Sie Ihre Umgebung!
Nicht jede Organisationsform eignet sich für jede Persönlichkeit. Ein Freigeist beispielsweise kann mit starren Strukturen und Deadlines nur wenig anfangen, während er in kreativen und freien Arbeitsphasen aufgeht. Andere brauchen klare Terminansagen und Absprachen mit dem Vorgesetzten als Bestätigung ihrer Arbeit. Um herauszufinden, welche Arbeitsumgebung am besten zu einem passt, sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Wie wichtig ist Ihnen Selbständigkeit?
- Wie gerne übernehmen Sie Verantwortung?
- Was motiviert Sie?
- Was macht Sie bei der Arbeit nervös?
- In welchen Situationen blockieren Sie?
- In welchen Situationen geraten Sie in einen positiven Workflow?
- Wie wichtig ist Ihnen Bestätigung von außen?
- Lieber Teamwork oder lieber Einzelkämpfer?
Eventuell stellen Sie fest, dass die Organisationsform der Firma oder der Abteilung nicht zu Ihren persönlichen Vorlieben passt. Natürlich können Sie das Unternehmen als angestellter Arbeitnehmer nicht umkrempeln. Sie können aber das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten suchen. Die meisten Führungspersonen versuchen, auf die individuellen Bedürfnissen der Untergebenen Rücksicht zu nehmen. Wer beispielsweise mehr Struktur bei der Arbeit benötigt, könnte den Chef um einen regelmäßigen Jour-fixe bitten. Wer dagegen mehr Freiraum braucht, kann fragen, ob man einzelne Prozesse lockerer gestalten könnte.
Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch!
Kreatives Chaos kann auf einzelne Persönlichkeiten befruchtend wirken. Die Mehrheit aller Angestellten fällte strukturiertes Arbeiten mit aufgeräumtem Schreibtisch jedoch leichter. Schaffen Sie darum Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, indem Sie lose Papiere abheften, Ablagen beschriften und den Inhalt des Containers sortieren. Nehmen Sie sich von nun an jeden Abend einige Minuten Zeit, um den Schreibtisch auf Vordermann zu bringen. So hinterlassen Sie ihn ordentlich und können am nächsten Morgen neu durchstarten.
Machen Sie eine To-Do-Liste!
Die klassische To-Do-Liste ist sowohl im Berufsleben als auch im Privatbereich ein Dauerbrenner. Sie ist Gedankenstütze und Stundenplan in einem. Für die Selbstorganisation im Arbeitsalltag erfüllt die To-Do-Liste eine wichtige Rolle. Um sie auszubauen und bei der Arbeit sinnvoll zu nutzen, sollte man nicht nur Aufgaben notieren, sondern diese zudem priorisieren. Tasks, die relativ schnell erledigt werden können, kommen ganz oben auf die Liste. Danach folgen aufwendigere, aber wichtige Tätigkeiten. Vor Feierabend erneuert man seine To-Do-Liste und übernimmt alle To Do’s, die noch nicht erledigt werden konnten. Was Sie allerdings vermeiden sollten: To-Do-Listen sollten nicht zu umfangreich sein. Werden sie als ausufernd wahrgenommen, wirken die ansonsten hilfreichen Gedankenstützen nämlich eher demotivierend.
Die effektivsten Zeitmanagement-Tipps
Effektives Zeitmanagement ist nicht nur im Berufsalltag gewinnbringend, sondern hilft auch im Alltag dabei, Stress und Überlastung einzudämmen.
Schätzen Sie den Zeitaufwand realistisch ein!
Es gehört zu den schwierigsten Dingen im Arbeitsalltag, Zeitaufwand korrekt einzuschätzen. Doch das realistische Einschätzen von Zeitaufwand ist gleichzeitig ein wichtiger Hebel des Zeitmanagements. Wer chronisch zu wenig Zeit für Tätigkeiten kalkuliert, manövriert sich selbst in Stress, Druck und Überlastung.
Es ist ein tägliches Phänomen in den Büros: Man verspricht dem Kollegen eine Rückmeldung innerhalb einer Stunde und stellt anderntags fest, dass man immer noch nicht geantwortet hat. Natürlich nicht aus Mutwillen, sondern weil man schlicht nicht dazu kam. Zeitaufwand realistisch einzuschätzen, kann man lernen. Eine einfache Methode ist es, die Dauer einzelner Aufgaben zu notieren. Legen Sie sich hierfür eine simple Excel Tabelle an und tragen Sie ein, wie lange Sie für welche Aufgabe benötigen. Sie werden feststellen, dass sogar Routineaufgaben mitunter ganz unterschiedliche Zeitspannen in Anspruch nehmen. Das ist der Tatsache geschuldet, dass man manchmal durch Telefonanrufe unterbrochen wird, Fragen von Kollegen beantworten muss oder an dem einen oder anderen Tag einfach unkonzentrierter ist.
Wenn Sie die Dauer einzelner Aufgaben bewusst reflektieren, werden Sie bald feststellen, dass Ihr Zeitgefühl wesentlich genauer wird.
Planen Sie Zeitpuffer ein!
Absolute Zeitangaben und Versprechen setzen einen schnell unter Druck. Gewöhnen Sie sich daher an, fließende Terminabsprachen zu treffen und Zeitpuffer einzuplanen. Diese sind vor allem dann wichtig, wenn wir von Umständen abhängen, die wir nicht selbst beeinflussen können. Erscheint ein Kollege zu spät zum Meeting, verschiebt sich eventuell der komplette Tagesablauf. Wer einen zeitlichen Puffer eingeplant hat, wird sich dadurch jedoch nicht unter Druck setzen lassen, sondern kann gelassen bleiben.
Fertigen Sie eine Not-To-Do-Liste an!
So wichtig To-Do-Listen für die Selbstorganisation sind, so bedeutend sind Not-o-Do-Listen für das Zeitmanagement. Auf der Liste werden keine Aufgaben eingetragen, sondern typische Zeitfresser, die man vermeiden möchte. Das regelmäßige Checken der E-Mails (ob privat oder beruflich), das Lesen von Newslettern oder der Besuch von sozialen Netzwerken benötigt jede Menge Zeit, die an anderer Stelle eventuell fehlt. Schreiben Sie deshalb auf Ihre Not-To-Do-Liste, welche Tätigkeiten Sie bei der Arbeit unterlassen möchten und halten Sie sich daran. Dabei muss das Lesen von Newslettern oder das Checken eingehender Mails nicht komplett verboten sein. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich Zeitphasen dafür reservieren und sich nicht ständig ablenken lassen, wenn Sie gerade mit anderen Aufgaben beschäftigt sind
Weitere hilfreiche Tipps gegen Arbeitsstress
Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus!
Perfektionisten sind im Berufsleben gefragt, weil sie ihre Aufgaben akribisch genau und pünktlich erledigen. So beliebt Perfektionismus unter Arbeitgebern ist, so schädlich kann er für den Stresspegel im Berufsalltag sein. Wer sämtliche Aufgaben mit perfektionistischem Anspruch erledigt, benötigt viel Zeit und Energie. Die Folge: Man opfert seinen Feierabend, um alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen. Um dem chronischen Zeitmangel zu entfliehen, sollte man von seinem Perfektionismus ein wenig abrücken. Lernen Sie die Pflicht von der Kür zu unterscheiden.
Sagen Sie auch mal nein!
Wer einer hohen Arbeitsbelastung ausgesetzt ist, läuft schnell Gefahr, sich selbst zu überfordern. Kollegen in solch stressgeladenen Situationen zusätzlich Hilfestellung zu gaben, ist eine nette Geste und trägt zu einer freundlichen Arbeitsatmosphäre bei. Das Helfersyndrom kann einen jedoch auch in belasten und unter Zeitdruck versetzen. Steckt man mitten in einer Aufgabe, ist es nicht verwerflich, einem Kollegen auch einmal eine Absage zu erteilen oder ihn auf später zu verweisen.
Sämtliche Tipps im Überblick:
Selbstorganisation:
- Gestalten Sie Ihre Umgebung!
- Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch!
- Machen Sie eine To-Do-Liste!
Zeitmanagement:
- Schätzen Sie den Zeitaufwand realistisch ein!
- Planen Sie Zeitpuffer ein!
- Fertigen Sie eine Not-To-Do-Liste an!
Weitere Tipps:
- Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus!
- Sagen Sie auch mal nein!
Unser Tipp:
Fragen Sie doch Ihren Arbeitgeber, ob er Ihnen ein Seminar im Bereich Zeitmanagement und Selbstorganisation sponsert! Hier können Sie Zeitmanagement-Seminare einfach miteinander vergleichen!
https://www.fortbildung24.com/ratgeber/stressbewaeltigung-am-arbeitsplatz/
https://www.fortbildung24.com/ratgeber/berufseinsteiger-tipps/
Bild oben: SplitShire; Pixabay.com
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