E-Mails haben die geschäftliche Kommunikation zweifelsohne revolutioniert. Für die meisten Büroangestellten gehört das Schreiben von Geschäftsmails zur täglichen Routine. Doch in E-Mail-Korrespondenz lauern jede Menge Stolperfallen. Was Sie beim Verfassen und Versenden von E-Mails beachten sollten, erklärt unser E-Mail-Knigge.
Typische E-Mail-Stolperfallen
E-Mails haben in der geschäftlichen Korrespondenz einen Siegeszug angetreten. Über das elektronische Medium werden nicht nur Absprachen getroffen oder Termine bestätigt, sondern mittlerweile auch wichtige Dokumente versandt oder Rechnungen gestellt. Umso wichtiger ist es, über mögliche Stolperfallen im E-Mail-Verkehr informiert zu sein. Typische Beispiele hierfür sind:
Übereiltes Versenden
Wer hastig schreibt und sich beeilt, neigt nicht nur zu Rechtschreibfehlern, sondern formuliert in der Regel unpräzise. Missverständnissen sind so Tür und Tor geöffnet. Möchte man eine Mail rasch weiterleiten oder beantworten, kann es zudem passieren, dass man das Schreiben an einen falschen Adressatenkreis versendet oder Inhalte versehentlich weitergibt, die nicht für jeden der Adressaten bestimmt waren.
Unpräzise Ausdrucksweise
Da E-Mails ein simples Kommunikationsmedium sind, legen viele weniger Wert auf Formulierungen oder Formalien als sie dies beispielsweise bei ausgedruckten Geschäftsbriefen tun würden. Dabei erfüllen E-Mails heute in großen Teilen die Funktion von geschäftlicher Korrespondenz. Nur weil sie rasch versandt sind und kein Porto benötigen, sollte man dennoch auf eine präzise Ausdrucksweise achten. Missverständnisse sind ansonsten vorprogrammiert.
Fehlerhafte Rechtschreibung
Eine Mail ist schnell verfasst und noch schneller versandt. Auf Rechtschreibung achten die wenigsten. Man überfliegt die Nachricht bestenfalls. Bei manch einem Adressaten mag eine Mail, die vor Fehlern strotzt, in Ordnung sein. Tatsache ist jedoch, dass sich viele E-Mail-Empfänger an fehlerhafter Rechtschreibung oder an einem holprigen Stil stören. Gerade im Geschäftsbereich sollte man daher tunlichst darauf bedacht sein, seinen Kunden oder Geschäftspartnern einen durchweg positiven Eindruck vom eigenen Business zu vermitteln.
E-Mail-Knigge für die E-Mail-Korrespondenz
Das Kommunikationsmedium E-Mail ist zweckmäßig und äußerst effizient. Dennoch oder gerade deshalb ist es sinnvoll, sich für die eigene Geschäftskorrespondenz einen E-Mail-Knigge festzulegen. Regeln, die im Arbeitsalltag unbedingt beachtet werden sollten, sind folgende:
Verfassen Sie knappe Mails!
Die einfache Handhabung des Mediums E-Mail bringt es mit sich, dass tagtäglich Milliarden von Mails versendet werden. Angesichts der E-Mail-Flut, der jeder einzelne von uns ausgesetzt ist, verwundert es nicht, dass Mails häufig unaufmerksam gelesen oder lediglich überflogen werden. Soll Ihre Email-Botschaft wahrgenommen werden, ist es daher wichtig, knappe Nachrichten zu versenden, sich auf die Kernbotschaft zu beschränken und diese sinnvoll zu gliedern.
Verwenden Sie präzise Formulierungen!
Der Autor Mark Twain hat einmal gesagt: „Der Unterschied zwischen dem richtigen Wort und dem beinahe richtigen ist derselbe Unterschied wie zwischen dem Blitz und einem Glühwürmchen.“ Mitunter ist es schwieriger, einen präzise formulierten Satz zu verfassen, als ein halbe Seite zu tippen. Nehmen Sie sich dennoch die Zeit, denn ein Missverständnis, das aus Ihrer Mail resultiert, wird später unter Umständen viel mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik!
Wie bereits oben unter den Stolperfallen erwähnt, strotzen Mails meist nur so vor Flüchtigkeitsfehlern. Solche Schnitzer können je nach Adressat der Mail ziemlich peinlich sein, beispielsweise wenn man die E-Mail an die Geschäftsführung verschickt. Darüber hinaus gehört es schlicht zum guten Ton, E-Mails vor dem Absenden nochmals Korrektur zu lesen. Damit zollt man seinem Geschäftspartner, seinem Kunden oder auch seinem Kollegen Respekt.
Achten Sie auf den Adressatenkreis!
Vor allem beim Weiterleiten von E-Mails neigt man dazu die gesamte Mailhistorie zu versenden. Womöglich geht den Adressaten Ihrer Mail aber nur die aktuellste Nachricht etwas an. Passen Sie deshalb genau auf, an wen Sie welche Inhalte versenden. Dies gilt in besonderem Maße auch für die „Antworten an alle“-Funktion.
Achten Sie auf formale Anforderungen!
E-Mails im geschäftlichen Bereich gleichen Geschäftsbriefen. Sie sollten daher stets mit Grußformeln beginnen und beendet werden. Ein aussagekräftiger Betreff ist ebenso wichtig wie eine Signatur sowie Pflichtangaben zum Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung).
Weitere Tipps fürs E-Mail-Management
Lassen Sie Mails nicht lange unbeantwortet!
Wenn Sie Mails lange liegen lassen, fragt sich nicht nur der Absender der Nachricht, wo denn Ihre Antwort bleibt. Auch sie selbst werden von den zahlreichen offenen Mails in Ihrem Postfach unter Druck gesetzt. Um diesem Stress vorzubeugen, sollten Sie E-Mails möglichst zügig beantworten (dabei aber nicht die Regeln des E-Mail-Knigges außer Acht lassen). Übrigens: Hier finden Sie weitere Tipps rund um Selbst- und Zeitmanagement.
Räumen Sie Ihr Postfach regelmäßig auf!
Reservieren Sie einen regelmäßigen Termin jede Woche, um sich um Ihre E-Mail-Verwaltung zu kümmern. So behalten Sie immer den Überblick und werden Herr über die E-Mail-Flut. Zur Verwaltung eignen sich beispielsweise Ordnerstrukturen oder Farbmarkierungen sehr gut.
Verlassen Sie sich in dringenden Fällen nicht auf E-Mails!
E-Mails sind so herrlich bequem. Viele bevorzugen im Geschäftsbereich mittlerweile dieses Kommunikationsmedium gegenüber dem direkten Gespräch. Bei dringenden Angelegenheiten ist die E-Mail jedoch das falsche Kommunikationsmedium. Wie oft werden Mails übersehen oder vergessen! Greifen Sie in einem solchen Fall lieber zum Hörer. Dasselbe gilt bei komplizierten Sachverhalten, die man besser im persönlichen Gespräch klärt.
Unser Tipp:
Wer seine E-Mail-Korrespondenz trainieren und optimieren möchte, sollte einen Workshop zum Thema belegen. Hier gelangen Sie zu den E-Mail-Knigge-Seminaren.
Bild oben: FirmBee – Pixabay.com
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