Mitarbeitergespräch Leitfaden

Regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören mittlerweile zur festen Routine im Arbeitsalltag. Sie ermöglichen Führungskräften und Mitarbeitern einen Austausch auf Augenhöhe und sind damit wichtige Instrumente in der modernen Personalarbeit. Welche Dinge man bei einem gelungenen Mitarbeitergespräch beachten soll, verrät Ihnen dieser Artikel. Der Mitarbeitergespräch Leitfaden listet außerdem zahlreiche Fragen auf, die zur Vorbereitung des Gesprächs dienen und veranschaulicht eine beispielhafte Gliederung. Sie können ihn ganz einfach als PDF ausdrucken.

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Fakten zum Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch (abgekürzt: MAG) dient Führungskräften und ihren Mitarbeitern dazu, regelmäßig einzelne Themen in den Fokus zu nehmen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Entwicklungsmöglichkeiten oder sonstige Rückmeldungen handeln. Meist werden Mitarbeitergespräche protokollarisch festgehalten oder anhand von Checklisten oder Leitfäden schriftlich fixiert. Oftmals werden Personaler in die Gespräche einbezogen; auch die Anwesenheit eines Mitglieds des Betriebsrates ist möglich.

Ziel des Instruments „Mitarbeitergespräch“ ist es, die Kommunikation untereinander zu beleben, den Mitarbeiter zu motivieren und ihm eine qualifizierte Rückmeldung zu seiner Arbeitsleistung zu geben. Mittelbar soll das Mitarbeitergespräch das Vertrauensverhältnis zwischen Führungskraft und Untergebenem stärken.

Typische Anlässe von Mitarbeitergesprächen sind:

• Ende der Probezeit
• Reflektierendes Trennungsgespräch nach Kündigung
• Regelmäßige Gespräche zur Mitarbeiterförderung und -entwicklung (z.B. halbjährlich)
• Gehaltsverhandlungen
• Rückkehr nach längerer Abwesenheit (Elternzeit, Krankheit etc.)
• Konfliktthematisierung und –bewältigung, konfrontative Gespräche
• Anstehende Beförderung

Pluspunkte von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind nicht bei jedem beliebt. Zahlreiche Angestellte jeder Hierarchieebene sehen Mitarbeitergespräche als Zeitverschwendung oder bürokratische und unliebsame Pflichten an. Dabei können Mitarbeitergespräche – sofern sie gut geplant und geführt werden – für sämtliche Beteiligten großen Nutzen bringen.

Vorteile von Mitarbeitergesprächen sind:

• Förderung von Vertrauen und Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
• Gegenseitige Verständigung auf Aufgaben, Pflichte und Ziele
• Gemeinschaftliche Förderung eines positiven Arbeitsklimas
• Steigerung des Leistungsbewusstseins bzw. der Arbeitsmotivation
• Eröffnung neuer Perspektiven oder Entwicklungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter
• Mitarbeiterbindung
• Frühzeitige Thematisierung von Sorge, Kritik oder Unzufriedenheit

Mitarbeitergespräche planen

Feedbackgespräche sind für beide Seiten eine aufregende Sache: Sowohl Führungskräfte als auch Untergebene sollten sich gut auf das Gespräch vorbereiten und bereits im Vorfeld planen, welche Punkte angesprochen werden und wieviel Zeit man für die Besprechung einkalkuliert.

Wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch:

• Offene Atmosphäre ohne Zeitdruck
• Grundhaltung gegenseitiger Wertschätzung
• Partnerschaftlicher Umgang und sachliche Ausdrucksweise

In der Regel finden Mitarbeitergespräche regelmäßig statt. Es ist daher die Aufgabe der Führungskraft die Gespräche beispielsweise alle sechs Monate in den Arbeitsablauf zu integrieren und die Mitarbeiter frühzeitig darüber in Kenntnis zu setzen.

Die Faustregel für die Vorbereitung besagt: Die Planung und Vorbereitung eines Gespräches sollte in etwa so viel Zeit einnehmen wie das spätere Mitarbeitergespräch beanspruchen soll. Die Vorbereitungszeit lässt sich jedoch minimieren, indem man seine Beobachtungen und Gedanken zu einzelnen Untergebenen das ganze Jahr über sorgsam dokumentiert. MAG-Tools können dabei hilfreich sein.

Eine gezielte Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch empfiehlt sich für Vorgesetzte und Untergebene. Wichtige, Fragen, die man sich im Vorfeld stellen kann, sind in folgendem PDF aufgelistet, das Sie sich zur Vorbereitung einfach ausdrucken können.

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Mitarbeitergespräch führen

Es existieren viele verschiedene Techniken in puncto Gesprächsführung. Grundsätzlich sollten folgende Punkte seitens der Führungskraft Beachtung finden:

• Gesprächsziel / Gesprächsnutzen klarmachen
• Gezielte Fragen stellen, im Dialog bleiben
• Aktiv zuhören
• Persönlichkeit des einzelnen Mitarbeiters einbeziehen
• Kernaussagen, getroffene Entscheidungen zusammenfassen

Das Mitarbeitergespräch ist kein Monolog des Chefs, den der Untergebene über sich ergehen lassen muss. Es ist Aufgabe der Führungskraft dem Mitarbeiter den Hauptredeanteil einzuräumen und auf seine Aussagen einzugehen.

Der Mitarbeiter wiederum sollte darauf achten, nicht abzuschweifen und genügend Beispiele anzuführen, die sich über den gesamten Leistungszeitraum erstrecken und nicht nur die vergangenen vier Wochen beleuchten.

Beide Gesprächspartner sollten das Mitarbeitergespräch als Chance begreifen, offen und ungestört miteinander sprechen zu können. Dabei ist es erforderlich, dem anderen Part genau zuzuhören, ihn ausreden zu lassen, auf das Gesagte einzugehen und sachlich zu bleiben. Eine offene Körperhaltung und der direkte Blickkontakt spiegeln die innere Haltung wider.

Unser Tipp:
Mitarbeitergespräche sind anspruchsvoll. Wer sich gezielt auf sie vorbereiten möchte, kann Seminare zum Thema besuchen. Hier finden Sie zahlreiche Schulungen & Seminare zu Mitarbeiterführung.

Schwierige Mitarbeiter führen

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