Wie schreibt man ein Protokoll?

Protokolle säumen die berufliche Laufbahn von Büroangestellten. Es gibt kaum einen, der nach einem Meeting oder einer Konferenz nicht schon einmal in die Tasten hauen musste. Dabei sind die meisten Angestellten unsicher was Protokolle anbelangt: Wie schreibt man ein Protokoll? Welches Ziel verfolgt es? Und gibt es Formalien, die man beim Schreiben beachten muss?

Seminare zum Protokoll schreiben

Wofür Protokolle?

Protokolle dienen als Gedächtnisstütze nach Besprechungen, Tagungen und Konferenzen. Sie dokumentieren die behandelten Themen und halten etwaige Ergebnisse fest. Für Personen, die nicht an der Veranstaltung teilgenommen haben, sind Protokolle wichtige Informationsquellen. Wie gut ein Protokoll verfasst wurde, erkennt man oft daran, wie schnell und gründlich der Informationsgehalt von Nicht-Teilnehmern erfasst werden kann.

Protokollarten

Man unterscheidet im Wesentlichen zwei Arten von Protokollen: Das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Daneben existieren einige Sonderformen, wie beispielsweise das Stundenprotokoll oder Gedächtnisprotokoll. Im Berufsalltag kommen in der Regel lediglich Verlaufs- und Ergebnisprotokoll zum Einsatz. Ist keine der beiden Arten vorgegeben, kann man als Verfasser selbst entscheiden, welche Protokollart am besten zum Thema passt.

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll rückt die Konklusionen eines Meetings in den Vordergrund. Es hält in knapper Form die Kernaussagen und Beschlüsse einer Veranstaltung fest.

Folgendes ist beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls zu beachten:

• Das Protokoll wird nach Oberbegriffen / Themen geordnet
• Die einzelnen Stichpunkte werden logisch (nicht chronologisch) erfasst
• Redebeiträge mit gleicher Aussage werden allgemein zusammengefasst
• Es ist in Präsens (Gegenwart) verfasst

Im Businessumfeld wird meist auf das Ergebnisprotokoll zurückgegriffen, da es die Quintessenz eines Meetings zusammenfasst und so einen schnellen Überblick erlaubt.

Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses bzw. einer Veranstaltung wieder. Es ist in der Regel ausführlicher als ein Ergebnisprotokoll. Dennoch sollte man darauf achten, sich möglichst knapp zu fassen.

Folgende Regeln sind beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls zu beachten:

• Das Protokoll wird in Stichpunkte gegliedert
• Die einzelnen Stichpunkte werden chronologisch erfasst
• Redebeiträge und Aktionen werden möglichst exakt aufgeführt
• Die Redebeiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben (z.B. Herr Müller schlägt vor,…)
• Es ist in Präsens (Gegenwart) verfasst

Das Verlaufsprotokoll kommt immer dann zum Einsatz, wenn die Entscheidungsfindung in einer Sache nachvollziehbar sein soll. Hat man in einer Sitzung beispielsweise gemeinsam beschlossen den wichtigsten Lieferanten zu wechseln, ist nicht nur die Entscheidung von Bedeutung, sondern auch die Argumente, die zur Entscheidungsfindung geführt haben.

Wie schreibt man ein Protokoll – Aufbau

Da im Arbeitsalltag meist das Ergebnisprotokoll zum Tragen kommt, wird hier der typische Aufbau eines Ergebnisprotokolls aufgeführt:

Der Protokollkopf enthält folgende Angaben:

• Datum
• Ort
• Zeitraum des Meetings
• Namen der Teilnehmer sowie der abwesenden Personen
• Name des Protokollanten
• Thema des Meetings / Tagesordnungspunkte

Zum Inhalt:

• Sachliche und objektive Wiedergabe der Ergebnisse des Meetings, d.h. Beschlüsse und Zuständigkeiten mit eventuell festgesetzten Deadlines

Weiteres:

• Unterschrift des Protokollführers
• Hinzufügen von Anlagen, Handouts etc.

Tipps fürs Protokollieren

Als so genannter Protokollführer muss man möglichst rasch und genau notieren, was im Meeting besprochen wird und welche Beschlüsse gefasst werden. Wer recht schnell tippt, kann für die Aufzeichnung einen Laptop verwenden.

Es empfiehlt sich, bereits vor dem Protokollieren Abkürzungen für häufig wiederkehrende Begriffe oder Namen zu überlegen, um schneller mitschreiben zu können. Natürlich sollten solche Abkürzungen lediglich bei der Aufzeichnung des Meetings, nicht jedoch im fertigen Protokoll zum Einsatz kommen.

Unklarheiten sollte man als Protokollant möglichst rasch ausräumen und eventuell nachhaken. Ein gutes Protokoll zu schreiben gelingt nur, wenn man sämtliche Sachverhalte der Besprechung vollständig erfasst hat.

Beim Reinschreiben des Protokolls fasst man die Notizen stichpunktartig zusammen. Nach der Unterzeichnung durch den Protokollanten, wird das Protokoll an die beteiligten Personen ausgegeben. Innerhalb einer festgesetzten Frist können diese Einwände oder Verbesserungsvorschläge anbringen.

E-Mail-Knigge: Stolperfallen & Tipps

Bild: Jacqueline Macou – Pixabay.com