Der Umgang mit Reklamationen und Beschwerden will gelernt sein. Gerade im Kundengespräch fällt es vielen Menschen schwer, mit Reklamationen umzugehen. Rationale Argumente sind beim Beschwerdemanagement nicht alles, denn oftmals schwingt auf beiden Seiten Emotionalität mit. Doch gerade in der geschickten Handhabung von Reklamationen steckt wertvolles Potenzial: Ergreifen Sie Ihre Chance zum Dialog und verwandeln Sie Beschwerden und Reklamationen in Maßnahmen zur Kundenbindung.
Was ist Beschwerdemanagement?
Unter Beschwerdemanagement versteht man alle systematischen Maßnahmen eines Unternehmens, um möglicher Unzufriedenheit beim Kunden mit Sach- oder Dienstleistungen zu begegnen. Auf diese Weise soll die Beziehung zur Kundschaft wieder stabilisiert werden.
Beschwerdemanagement ist Teil des so genannten Customer Relationship Managements. Ziel von CRM-Maßnahmen ist es, mit dem Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung aufzubauen. Hierfür ist es notwendig, sowohl Marketing als auch Vertrieb und Service auf die Bedürfnisse des Kunden auszurichten und seine Perspektive einzunehmen. Das Beschwerdemanagement hat eine bedeutende Rolle im CRM inne, denn im Reklamationsmanagement wird sowohl der Umgang mit Neukunden als auch mit vermeintlich "verlorenen" Kunden gepflegt.
Kundenakquise und Kundenbindung
Wie oben bereits ausgeführt ist es Ziel des Beschwerdemanagements, Kundenbindungen zu erhalten und zu pflegen. Darüber hinaus liefert Beschwerdemanagement wichtige Hinweise auf Stärken und Schwächen eines Unternehmens aus Kundensicht. Aus den Reklamationen und Beschwerden von Seiten der Kundschaft kann man also Entwicklungspotenzial und Maßnahmen zur Fehlerbeseitigung ableiten.
Zahlreiche unzufriedene Kunden wenden sich von Unternehmen und Dienstleistern ab, ohne ihre Gründe zu offenbaren. Firmen sollten also angesichts von Beschwerden und Reklamationen nicht genervt, sondern in erster Linie dankbar reagieren, sind sie doch eine wertvolle Quelle für Kundenfeedback und damit eine Möglichkeit für einen Lernprozess im Unternehmen.
Konkrete Ziele professioneller Kundenbindungsmaßnahmen sind:
- Steigerung der Servicequalität
- Rasche Bearbeitung von Kundenanliegen
- Wiederherstellung der Kundenzufriedenheit
- Minimierung der Kundenunzufriedenheit
- Reduzierung von Folge- und Beschwerdekosten
- Ableitung von Entwicklungsmöglichkeiten und Verbesserungspotenzial
Wirkung von gutem Beschwerdemanagement
Gelöste Beschwerden haben eine enorme Wirkung auf die Beziehung zwischen Kunde und Unternehmen oder Dienstleister. Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen, dass das Verbundenheitsgefühl durch gelöste Probleme gesteigert wird. Ehemals unzufriedene Kunden können sich auf Dauer sogar zu besonders loyalen Kunden entwickeln, die in ihrem Bekanntenkreis für das Unternehmen werben.
Seminare im Bereich Kundenbindung und Kundenorientierung
Um der großen Bedeutung dieser Themen Rechnung zu tragen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Weiterbildungen in diesem Bereich schicken. Die Mitarbeiter lernen in diesen Seminaren Werkzeuge und Methoden des Reklamationsmanagements kennen und trainieren den Umgang mit schwierigen Kunden.
Ergreifen Sie jetzt die Gelegenheit, bauen Sie ein wirksames und erfolgreiches Beschwerdemanagement auf oder sorgen Sie bei Ihrem bestehenden Reklamationsmanagement für den nötigen Feinschliff.
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